كيف ترتقي بالإدارة المالية من الورقية الي الرقمية؟

مقدمة

في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم، تتبنى المؤسسات التحول الرقمي، وخاصة في مجال التمويل.

يمكن أن تستغرق العمليات الورقية التقليدية وقتًا طويلاً، وعرضة للخطأ، وتعيق عملية اتخاذ القرار بكفاءة.

يقدم مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  حلولاً رقمية متقدمة يمكنها إحداث ثورة في العمليات المالية.

يوفر هذا الحل الشامل لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) ميزات تعمل على تبسيط العمليات المالية وتعزيز الدقة وتوفير رؤى قيمة حول الأداء المالي.

تتضمن عملية ترقية التمويل من الورق إلى الرقمي تقييم الحاجة إلى الرقمنة، وتخطيط التنفيذ، والاستفادة من قدرات النظام لأتمتة العمليات المحاسبية، وتبسيط إعداد الميزانية والتنبؤ، وتعزيز عمليات إعداد الفواتير والدفع، وتحسين التقارير والتحليلات المالية.

باتباع هذا الدليل، يمكن للشركات تحسين عملياتها المالية وزيادة الكفاءة وتمكين فرق الشؤون المالية من التركيز على المبادرات الإستراتيجية

ما هو تاريخ الإدارة المالية؟

نشأت الممارسات المحاسبية الأساسية التي تقوم عليها الإدارة المالية في الحضارات القديمة، حيث يمكن تتبع تاريخها اللامع.

تطورت الإدارة المالية مع مرور الوقت، من الألواح الطينية التي استخدمها السومريون في بلاد ما بين النهرين القديمة إلى نظام مسك الدفاتر المزدوج القيد الذي طبقه الرومان.

تم تقديم الخدمات المصرفية والمسؤولية المحدودة خلال العصور الوسطى وعصر النهضة، في حين استلزمت الثورة الصناعية تطوير أنظمة مالية أكثر تطورا.

ظهرت النظريات والنماذج المالية خلال القرن العشرين، مما أدى إلى إرساء الأساس للإدارة المالية المعاصرة.

أحدث العصر الرقمي ثورة في الإدارة المالية من خلال تطبيق التقدم التكنولوجي، بما في ذلك النمذجة التنبؤية، وتحليل البيانات في الوقت الحقيقي، والأتمتة. تستخدم المؤسسات حاليًا أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والحلول البرمجية المتطورة لتبسيط العمليات المالية.

سوف تتحول الإدارة المالية باستمرار جنبًا إلى جنب مع التقدم التكنولوجي، واستيعاب الأنماط الناشئة مثل الأتمتة وسلسلة الكتل من أجل تبسيط عملية صنع القرار ودفع الإدارة المالية الاستراتيجية.

العمليات المحاسبية الآلية

تستخدم عمليات المحاسبة الآلية التكنولوجيا والبرامج لتبسيط المهام المحاسبية وسير العمل وتحسينها.

فهي تقلل من الجهد اليدوي، وتحسن الدقة، وتعزز الكفاءة، وتوفر الوقت للفرق المالية للتركيز على المبادرات الإستراتيجية.

تشمل الجوانب الرئيسية لعمليات المحاسبة الآلية إدخال البيانات وتسجيلها، وإدارة دفتر الأستاذ العام، والحسابات الدائنة والمدينة، وإعداد التقارير المالية، والامتثال، والتكامل مع الأنظمة الأخرى، وأتمتة سير العمل.

يتم التخلص من إدخال البيانات وتسجيلها عن طريق الالتقاط الإلكتروني ودمج البيانات المالية من مصادر مختلفة، مما يقلل الأخطاء ويضمن اتساق البيانات.

يتم تسهيل إدارة دفتر الأستاذ العام من خلال التسجيل التلقائي وتصنيف المعاملات المالية، مما يقلل الأخطاء البشرية ويضمن دقة السجلات.

تعمل أنظمة المحاسبة الآلية أيضًا على تبسيط عمليات حسابات الدفع والمدينة، وإنشاء تقارير وبيانات مالية في الوقت الفعلي، وضمان الامتثال للمعايير واللوائح.

التكامل مع الأنظمة الأخرى مثل إدارة المخزون والمبيعات والمشتريات يعزز الكفاءة التشغيلية. تعمل أتمتة سير العمل على أتمتة المهام المحاسبية المتكررة، وتبسيط العمليات وتحسين الكفاءة العامة.

إعداد الميزانية والتنبؤ المتقدم 

مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  هو نظام إدارة مالية شامل مصمم لمساعدة الشركات في التخطيط وإدارة شؤونها المالية بشكل فعال.

وهو يوفر إمكانات متقدمة لإعداد الميزانية والتنبؤ، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء وإدارة ميزانيات لمختلف الوحدات التنظيمية، وتحديد بنود الميزانية، وتخصيص المبالغ، وتحديد الأهداف.

ويسمح النظام أيضًا بإنشاء إصدارات وسيناريوهات متعددة للميزانية، مما يمكّن الشركات من تخطيط ومقارنة السيناريوهات المالية المختلفة.

كما أنه يوفر ميزات قوية للتحكم في الميزانية، مما يسمح للمستخدمين بمراقبة الإنفاق الفعلي واتخاذ تدابير استباقية لإدارة الأداء المالي.

ويدعم النظام أيضًا التنبؤ وتحليل التباين، مما يسمح للشركات بمقارنة القيم الفعلية مع التوقعات لتحديد الانحرافات وإجراء التعديلات اللازمة.

كما يسمح أيضًا بتحليل ماذا لو، مما يسمح للشركات بتقييم تأثير التغييرات في عوامل مثل حجم المبيعات أو التسعير أو هياكل التكلفة على أدائها المالي.

كما يسهل النظام أيضًا إعداد الميزانية التعاونية، مما يسمح لعدة مستخدمين بالمساهمة في العملية وتتبع التغييرات.

تقارير وتحليلات قوية

يعد مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية نظامًا شاملاً للإدارة المالية يوفر مجموعة من إمكانات إعداد التقارير والتحليلات.

فهو يوفر أدوات إعداد تقارير مرنة، وإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى البيانات المالية، ومجموعة شاملة من التقارير المالية القياسية، مثل الميزانيات العمومية، وبيانات الدخل، وبيانات التدفق النقدي، وأرصدة المراجعة.

يتكامل النظام مع أدوات التحليل القوية مثل Power BI، مما يتيح تحليل البيانات المتقدمة والرؤى العميقة.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها شركات تابعة متعددة أو عمليات دولية، يدعم النظام إعداد التقارير المالية الموحدة، مما يضمن إعداد تقارير دقيقة وشاملة على مستوى المجموعة.

يتم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتتبعها لتتوافق مع الأهداف والغايات المالية. من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن للشركات تقييم أدائها المالي مقابل الأهداف، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ تدابير استباقية لتحقيق النجاح المالي.

يتوفر أيضًا الاستعلام والتحليل المخصص، مما يسمح للمستخدمين باستكشاف البيانات المالية بشكل ديناميكي.

تسمح الاستعلامات والمرشحات والتعمق في تفاصيل المعاملات للمستخدمين بالإجابة على أسئلة مالية محددة والحصول على رؤى أعمق.

من خلال الاستفادة من إمكانات إعداد التقارير والتحليلات القوية في مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية ، يمكن للشركات الوصول إلى المعلومات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب، وتحليل الأداء، وتحديد الاتجاهات، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات لدفع النمو المالي وتحسين نجاح الأعمال بشكل عام.

الامتثال والأمن

يعد مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  نظامًا أساسيًا يعطي الأولوية لحماية البيانات والامتثال التنظيمي.

تستخدم المنصة تدابير أمنية قوية، بما في ذلك التشفير أثناء التشغيل وأثناء النقل، لحماية البيانات الحساسة.

وهي تلتزم بمعايير الصناعة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وHIPAA وISO 27001، مما يضمن تلبية النظام الأساسي للمتطلبات اللازمة للتعامل مع البيانات الحساسة عبر القطاعات المختلفة.

توفر المنصة أيضًا أمانًا قائمًا على الأدوار، مما يسمح للمستخدمين بتحديد أدوار المستخدم وتعيين حقوق وصول محددة بناءً على مسؤوليات الوظيفة، مما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به.

تحتفظ المنصة بمسار تدقيق شامل، وتسجيل أنشطة المستخدم وتغييرات النظام، مما يضمن المساءلة والشفافية.

يتم توفير نسخ احتياطية منتظمة للبيانات وخيارات التعافي من الكوارث لحماية بيانات الأعمال الهامة. تصدر Microsoft بانتظام تحديثات وتصحيحات أمنية لمعالجة نقاط الضعف والحماية من التهديدات الناشئة.

تتوفر أيضًا تقارير الامتثال، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء تقارير حول الوصول إلى البيانات وأنشطة المستخدم وتغييرات النظام، مما يوضح الامتثال للوائح والسياسات الداخلية.

على الرغم من التزام Microsoft بالأمان والامتثال، فمن الضروري مراعاة عوامل أخرى مثل تجربة المستخدم وخصوصية البيانات والحاجة إلى إجراءات أمنية قوية.

قابلية التوسع والنشر المستند إلى السحابة

يعد مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  منصة مرنة وقابلة للتكيف مصممة لتلبية احتياجات العمل، مما يسمح بزيادة أحجام المعاملات وأرقام المستخدمين وتخزين البيانات.

تسمح قابلية التوسع الخاصة به بالنشر السريع، مما يقلل من وقت التنفيذ مقارنة بالحلول التقليدية المحلية.

يسمح النشر المستند إلى السحابة بمرونة سهلة، مما يسمح بتخصيص الموارد بتكلفة فعالة.

تعد إمكانية الوصول أيضًا ميزة رئيسية، حيث تتيح للمستخدمين العمل عن بعد والوصول بشكل آمن إلى النظام الأساسي.

يلغي النشر السحابي الحاجة إلى إدارة البنية التحتية المحلية، مما يقلل من عبء صيانة الأجهزة وتحديثات البرامج والتصحيح الأمني.

كما أنه يوفر إمكانات مدمجة للتعافي من الكوارث، وتكرار البيانات عبر مراكز بيانات متعددة لتكرار البيانات وتقليل مخاطر فقدان البيانات.

يتكامل النظام الأساسي بسلاسة مع منتجات وخدمات Microsoft الأخرى، مما يسمح بإنشاء تطبيقات مخصصة وسير العمل والتقارير، وإنشاء حل شامل مصمم خصيصًا لمتطلبات أعمال محددة.

بشكل عام، يوفر Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations حلاً مرنًا وقابلاً للتكيف للشركات.

خاتمة

باختصار، يوفر مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  وظائف أمان وامتثال شاملة، مما يضمن حماية البيانات والالتزام بمعايير الصناعة.

تتم حماية معلوماتك الحساسة بمساعدة الأمان المستند إلى الأدوار، ومسارات التدقيق، ووظائف النسخ الاحتياطي للبيانات.

علاوة على ذلك، فإن قابلية التوسع والنشر السحابي للمنصة توفر للمؤسسات القدرة على التكيف والمرونة اللازمة للتوسع والتطور.

إن القدرة على نشر الحل بسرعة وتوسيع نطاق الموارد بسهولة والوصول إليه من أي مكان تسهل العمل والتعاون عن بعد.

من خلال استخدام التكنولوجيا السحابية والتكامل السلس مع خدمات Microsoft الإضافية، يسهل مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  قابلية التوسع والتكامل، وبالتالي يمنح المستخدمين القدرة على تخصيص النظام الأساسي وفقًا لاحتياجات أعمالهم الخاصة.

في مجمله، يشكل مايكروسوفت دايناميكس للإدارة المالية  حلاً شاملاً يجمع بين قابلية التوسع والامتثال والأمان والنشر المستند إلى السحابة.

وتتمثل أهدافها الأساسية في تسهيل توسيع مؤسستك، وزيادة الكفاءة التشغيلية، ودفع التحول الرقمي.